Quelles sont les normes et réglementations de l’archivage légal ?
L’archivage des documents papiers et numériques d’un organisme est régi par un ensemble de dispositions légales, normes, règles et pratiques à respecter. Voici un tour d’horizon des obligations juridiques ainsi que des raisons qui expliquent l’existence de ces réglementations.
Contrairement aux textes de lois, les normes n’ont pas de caractère directement contraignant puisqu’elles sont généralement à l’initiative de l’organisme. Il s’agit, dans la majorité des cas, d’un système d’information destiné à améliorer les pratiques professionnelles.
Le respect d’une ou plusieurs normes donne accès à une certification, voire à des labels. Ces reconnaissances professionnelles peuvent être indispensables à l’exercice de certaines professions, pour des partenariats avec des entreprises ou pour la relation client.
Dans le domaine de l’archivage, plusieurs textes de loi encadrent les pratiques, ainsi que des normes dites NF et ISO. Les normes NF sont certifiées et construites par l’Afnor (Association Française de la Normalisation) qui propose un accompagnement et un encadrement dans l’amélioration de l’activité professionnelle. Les normes ISO sont, quant à elles, des certifications internationales.
Pour qu’une entreprise ou une collectivité puisse en bénéficier, elle doit engager un travail avec un organisme certifié par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). On peut distinguer trois niveaux de réglementation dans le champ de l’archivage de documents : les obligations légales concernant la conservation des documents, les règles en matière de protection numérique des données personnelles et les certifications et indications de qualité de l’archivage.
1. La réglementation en matière d’archivage et de conservation
L’archivage et la conservation touchent à des champs différents et sont donc réglementés par des textes de loi provenant de plusieurs domaines. Ainsi, le Code Civil, promulgué en mars 1804, évoque les dispositions en matière de dépôt. Dans la section 3 de ce même Code, intitulé « Des obligations du dépositaire », on retrouve les articles 1927 à 1946 faisant mention des dispositions en matière de dépôt. L’article 1931 évoque la protection du contenu des dépôts, l’article 1932 insiste sur la préservation de ce qui est déposé et l’article 1944 met en avant les droits attachés au propriétaire de ce qui est déposé.
Les archives ont été juridiquement définies par la loi n°79-18 du 3 janvier 1979 puis par le livre II du Code du Patrimoine datant de 2004. Cette définition apparaît comme complète et précise puisque l’archivage peut concerner n’importe quel document émis, daté, existant sous une forme physique ou virtuelle. Ces règles en matière de dépôt et d’archivage vont être complétées par l’article 1379 du Code Civil, inséré par une Ordonnance datant du 10 février 2016. Cet article précise la valeur juridique des copies de documents en leur attribuant le même caractère si la copie est jugée fiable et conforme au document initial.
Ainsi, les dispositions légales offrent un cadre clair pour conserver, stocker, protéger des documents, qu’importe leur forme, qu’ils soient des originaux ou des copies authentiques.
2. Les règles encadrant la protection numérique des données personnelles
L’enjeu des données personnelles a été mis en avant dans la loi du 6 janvier 1978 fixant le cadre des libertés informatiques, de la collecte et de la conservation des données des usagers ainsi que la production de fichiers. Cette loi s’est accompagnée de la création de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) qui veille à la bonne application des règlements en la matière. La révolution numérique a profondément modifié la perception des enjeux liés à la production de documents juridiques ou encore leur archivage. Pour répondre aux risques de falsification, jugée plus aisée avec le numérique, un ensemble de dispositions réglementaires s’ajoute aux textes existants.
Il faut attendre la loi du 13 mars 2000 pour observer une traduction juridique de l’évolution des pratiques informatiques. Cette loi modifie le régime de la preuve en ouvrant aux documents numériques – s’ils sont jugés fiables et conformes aux documents initiaux – la possibilité d’être admis. Cette loi porte également une attention particulière aux conditions de conservation qui doivent être optimales. Cette disposition se retrouve actuellement dans l’article 1366 du Code Civil, alors qu’elle était initialement présente dans l’article 1316-1 suite à la loi du 13 mars 2000.
Par ailleurs, la signature électronique va également faire l’objet d’un encadrement strict. L’article 1367 du Code Civil précise les conditions d’acceptation d’une signature électronique. En effet, il est nécessaire de rappeler que les signatures scannées n’ont aucune valeur légale puisque son émetteur ne peut être identifié avec précision et certitude Ainsi, l’article 1367, qui évoque un procédé fiable pour authentifier les signatures électroniques, a eu pour conséquence la création du Certificat Électronique. Ce certificat est créé à l’initiative de la personne souhaitant apposer sa signature électronique sur des documents divers. Il contient des données personnelles et se rapproche des exigences de la carte d’identité.
Le certificat est délivré par des organismes agréés par l’État et présents sur la liste des Prestataires de Service de Certification Électronique (PSCE). Les articles 1174 et 1175 du Code Civil précisent également les cas où la signature électronique ne peut être acceptée (dans les droits de succession par exemple). Il convient également de noter que le règlement n°910/2014/UE, adopté par l’Union Européenne le 23 juillet 2014 accroît les conditions de contrôle des signatures électroniques en vue d’améliorer la confiance entre les entreprises, la force publique et les consommateurs.
3. Les certifications et les reconnaissances de la qualité
La législation en vigueur s’est concentrée sur une nouvelle évolution professionnelle puisque l’archivage numérique a fait son apparition dans certaines entreprises et/ou collectivités. Prenant appui sur la numérisation des documents, le stockage et la conservation de ces derniers peuvent être dématérialisés. Le dépôt défini dans le Code Civil de mars 1804 peut devenir, de nos jours, un espace numérisé de collecte, de conservation et de protection des documents indispensables d’une structure. Afin d’adapter le droit à ces nouvelles évolutions, la CNIL a émis un certain nombre de recommandations lors de la délibération du 11 octobre 2005 : ces recommandations impliquent une gestion professionnelle et pointue de l’archivage électronique.
Ces recommandations ont été complétées par des référentiels et des normes permettant d’appliquer au mieux ces nouvelles exigences. Pas moins de 4 normes encadrent les métiers liés à l’archivage des documents : la norme NF Z40-350 sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents physiques, la norme NF Z42-013 sur les techniques de travail des Tiers archiveurs en matière de numérisation de documents et archivage électronique à vocation probatoire, la norme ISO 14 641-1 sur la transposition de la norme française NF Z42-013 et règles de certification NF 461 « Système d’Archivage Electronique » ou encore la norme ISO 15489 sur la gouvernance du traitement et de la conservation des documents, appelée également Records Management.
Dans ces contextes d’évolutions juridiques, de modifications de normes ou d’applications de directives européennes, l’archivage et la conservation des documents ont subi de profondes transformations et tendent à être externalisés. Cette externalisation permet de confier ces missions à des professionnels capables de traduire les évolutions réglementaires, de s’adapter aux obligations légales tout en proposant des prestations techniques optimales.