Une vision plus claire grâce à la gestion de projet

Avoir des idées ne suffit pas à les mener à bien ! Pour qu’un projet ambitieux soit une réussite, il faut surtout qu’il soit bien préparé en amont et que vous ayez étudié les risques, les coûts et les besoins. On appelle cela la gestion de projet. Elle est très complexe et demande une organisation scrupuleuse afin de structurer la pensée. Mais pour vous aider, il existe des solutions informatiques et on vous dit tout pour trouver le TOP des logiciels gestion de projet !

La gestion de projet en quelques mots

Dans notre vie, nous sommes tous confrontés à différents niveaux à la gestion de projet. Organiser un voyage à l’étranger, prévoir le planning des activités des enfants ou encore déménager dans une autre ville, sont autant de gestions de projets qui demandent une organisation spécifique afin que tout se déroule sans encombre. Et on le sait bien, même en prévoyant, il y a bien souvent des imprévus qui viennent déposer des grains de sable dans le rouage de notre quotidien.

C’est pour cette raison que la gestion de projet est également appliquée en entreprise. Les projets sont souvent de grande ampleur et nécessitent une visibilité à long terme afin de prévoir le budget, de définir les besoins humains et la mise en place de stratégies pour que les différents acteurs puissent travailler sans se gêner.

L’entreprise ne peut pas se permettre de se lancer les yeux fermés dans un projet qui nécessite un lourd investissement ou qui focaliserait le travail de plusieurs collaborateurs sur une seule tâche sans savoir si cela sera une réussite. La gestion de projet est donc la mise en lumière d’un projet sous différents aspects :

Fonctionnel : à quel besoin répond-on avec ce projet ? Est-ce vraiment indispensable pour l’entreprise ? Qu’est-ce que ce projet va amener à la société sur le long terme ?

Budgétaire : l’entreprise peut-elle se permettre de dépenser pour faire avancer ce projet ? Y a-t-il des coûts qui vont s’ajouter au fur et à mesure de l’avancée des actions ? Va-t-il y avoir une retombée financière de ce projet ? Si oui, à partir de quand ? L’aspect budgétaire est l’un des plus importants pour la réussite du projet.

Temporel : Sur combien de temps ce projet va-t-il se dérouler ? L’entreprise pourra-t-elle tenir les délais ?

Technique : Comment respecter les contraintes d’un cahier des charges imposées ? Qui va travailler sur ce projet ? Quels seront les besoins matériels et humains à consacrer ?

Organisationnel : Pour réussir le projet, vous aurez besoin d’organiser le fonctionnement de l’entreprise ou de dédier une équipe de collaborateurs à la mise en œuvre de ce projet.

Quelles sont les grandes étapes d’une gestion de projet ?

La gestion de projet nécessite un déroulement précis des étapes :

  • L’analyse du besoin et les conséquences sur l’entreprise
  • La planification du projet dans le temps
  • La budgétisation du projet en détail (plus les coûts seront mesurés, moins vous aurez de surprises)
  • L’évaluation des risques et la mise en place de stratégies pour les maîtriser
  • La mise en route du projet et la surveillance pour atteindre le niveau de qualité exigé
  • L’intervention des différents acteurs
  • La mise en place d’un comité de pilotage afin de définir les interlocuteurs
  • Le suivi des opérations et du budget
  • Le retour sur le projet avec d’éventuelles demandes de modifications ou améliorations.

Les outils de gestion de projet

En nous rendant sur le site d’Appvizer, nous avons pu trouver de nombreuses informations sur la gestion de projet et sur les différents logiciels de gestion de projet à notre disposition. Grâce aux conseils professionnels d’Appvizer, mais aussi au comparateur, nous avons sélectionné le logiciel gestion de projet le plus adapté à notre entreprise. N’hésitez pas à vous rendre sur le site d’Appvizer qui offre de nombreux conseils et la possibilité de comparer les logiciels !

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de projet ?

La gestion d’un projet est particulièrement complexe et demande une véritable gymnastique de l’esprit pour prendre en compte toutes les données. Il est donc vivement conseillé de s’appuyer sur les logiciels de gestion de projet pratiques et simples d’utilisation. Ainsi vous bénéficiez de :

  • La centralisation de toutes les informations relatives au projet
  • La facilité d’organisation du travail des collaborateurs, artisans ou professionnels de votre domaine
  • Un suivi de l’évolution de votre projet tâche après tâche
  • Un contrôle en quelques secondes de tous les aspects du projet
  • Un gain de temps pour retrouver les informations que vous cherchez
  • L’assurance de respecter les délais en planifiant et en répartissant les ressources humaines et matérielles
  • Une meilleure communication sur la même base d’informations
  • La connexion en permanence, où que vous soyez à votre logiciel s’il est en ligne
  • La gestion des priorités et des urgences.

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion de projet

Avant de sélectionner un logiciel, veillez à ce qu’il possède certaines fonctionnalités indispensables :

– La possibilité de planifier : c’est l’élément incontournable pour la gestion de projet. Organisez chaque étape de votre projet et répartissez-les sur un planning lisible et détaillé. Il doit inclure les délais de livraison, les intervenants et le matériel qui sera utilisé.

– La gestion des tâches : le projet est découpé en tâches et chacune d’entre elles est reliée à des personnes, à un budget, à un descriptif précis de ce qui doit être réalisé, mais aussi à un délai à respecter.

– Le suivi des délais : le temps est précieux et vous devrez toujours avoir un œil sur l’évolution du projet. Le logiciel de gestion de projet est là aussi pour optimiser votre temps et celui de vos collaborateurs. L’onglet suivi du temps est idéal pour visualiser en quelques secondes les disponibilités des intervenants, pour évaluer le temps consacré à une tâche ou anticiper les retards.

– La gestion des ressources : quel outil sera utilisé à une date précise ? La machine dont votre intervenant a besoin est-elle disponible quand il va entrer en action ? La gestion des ressources évite les conflits, les pertes de temps et les pénuries de ressources.

– La gestion de votre budget : vous allez devoir évaluer si votre projet entre dans le budget de votre entreprise, si vous n’êtes pas en train de dépasser les limites ou si vous avez encore des possibilités. Le logiciel vous aide à contrôler vos dépenses et à répartir les sommes en fonction des besoins réels.

– La communication : si le projet nécessite l’intervention de nombreuses personnes, il faut absolument que tout le monde puisse communiquer. Les logiciels offrent la possibilité d’une utilisation sur smartphone, tablette ou ordinateurs afin que tout le monde ait accès aux informations et puisse échanger.