Authentification des documents en ligne : pourquoi opter pour la signature électronique ?

La signature électronique est un concept qui se démocratise, à l’heure où les partages de document s’effectuent essentiellement via internet. À l’instar de celle ordinaire, l’e-signature permet d’authentifier le document et de confirmer la qualité du signataire. Toutefois, certains internautes en ignorent encore la pertinence. Quels sont alors les avantages de la signature électronique et quel type de prestataire solliciter, lors de ses transactions ? Focus !

Un gain de temps pour les parties

Dans le milieu commercial, le temps est évidemment précieux. Raison pour laquelle les professionnels doivent impérativement simplifier certaines formalités administratives. À cet effet, ils ont intérêt à apprendre comment signer un pdf sans l’imprimer, le numériser et le renvoyer. Pour ce faire, la signature électronique s’impose. Car, son apposition fait gagner du temps aux parties à un contrat de travail ou de location par exemple. En effet, pour l’obtenir il suffit d’ouvrir le document en ligne via un lien envoyé par mail par une plateforme spécialisée. Le destinataire du courrier insère ensuite un code OTP (à usage unique), reçu par SMS, pour le signer. Cette opération ne lui prendra que quelques secondes.

Une procédure sécurisée

En plus d’être une simple et rapide formalité, la signature électronique offre de meilleures garanties sécuritaires. Toutefois, afin de se prévaloir d’une telle assurance, le signataire doit se confier à un tiers de confiance tel que Yousign. En effet, cet opérateur est homologué par l’Union européenne et est régulièrement audité par elle. Par conséquent, une telle structure respecte les normes requises pour cette procédure. Ainsi, hormis l’exigence du code OTP, la plateforme intermédiaire applique un certificat d’intégrité au document électronique, afin de lui conférer une valeur juridique et d’éviter sa falsification.

Un archivage optimal des dossiers

L’empilement des dossiers physiques finit par encombrer les bureaux et à rendre contraignantes les recherches de documents. Or, grâce à l’e-signature, l’administration peut procéder à l’archivage numérique des documents. Par conséquent, les employés disposent de plus de place dans leur cadre de travail et retrouvent plus facilement les fichiers à traiter.